Nếu muốn trở thành lãnh đạo tài ba thì quản lý thời gian thông minh vô cùng quan trọng. Dưới đây là 3 sai lầm cần tránh trong quản lý thời gian.
Michael Smerklo - đồng sáng lập Quỹ đầu tư mạo hiểm Next Coast Ventures tại Texas (Mỹ) nói rằng ông thường xuyên rơi vào trạng thái mất kiểm soát thời gian khi mới điều hành doanh nghiệp.
Ông thường xuyên rơi vào trạng thái quay cuồng và cảm thấy không đủ thời gian để giải quyết mọi việc cần làm. Dần dần ông chiêm nghiệm ra 3 sai lầm lớn trong quản lý thời gian. Dưới đây là những chia sẻ của ông từ việc phân tích thói quen xử lý công việc của mình.
Sai lầm 1: Làm những việc mình có thể giao cho người khác
Không có thói quen ủy quyền cho cấp dưới
CEO thường là những người hết mình vì công việc với cam kết trách nhiệm về mục tiêu cốt lõi của công ty. Điều này biến CEO thành những người ham công tiết việc. Càng gặt hái nhiều thành quả thì cảm hứng càng cao và dần hình thành quan điểm: chỉ có bản thân mới đủ khả năng để làm tốt việc đó. Chính quan điểm sai lầm này khiến tôi vắt kiệt sức mình trong những ngày đầu làm CEO.
Ví dụ như tôi luôn sẵn sàng bay đến khắp mọi nơi trên đất nước để tham gia những buổi hội thảo bán hàng ở những giai đoạn cần tăng doanh số. Tôi thích công việc đó và nó khiến tôi có nhiều năng lượng. Tôi nghĩ rằng mình đã đem lại thật nhiều giá trị cho công ty.
Nhưng tôi đã dần chiêm nghiệm và nhận ra rằng nếu mình có thể thì người khác cũng hoàn toàn làm tốt được như vậy. Không nhất thiết tôi phải dành hàng đống thời gian cá nhân để xử lý những công việc mà nhận viên tôi cũng có thể hoàn thành. Tôi nhận ra mình sẽ có nhiều thời gian rảnh để làm việc khác nếu trao quyền nhiều hơn.
Từ đó tôi có thói quen tự hỏi rằng: "Còn ai khác trong công ty có thể thay tôi làm công việc tôi sắp làm này không?". Và khi giao việc, tôi hoàn toàn tập trung vào những công việc mới hoặc những vấn đề chắc chắn chỉ tôi có đủ năng lực thực hiện.
Sai lầm 2: Làm việc "điên cuồng" nhưng không hiệu quả
Tim Kreider đã từng chia sẻ trong bài viết trên New York Times rằng: "Chúng ta rất dễ rơi vào chiếc bẫy bận rộn". Chúng ta hay than phiền rằng mình quá bận nhưng lại không dành ra một vài phút suy nghĩ xem thực sự thời gian trong ngày đã trôi qua như thế nào. Đừng nghĩ chúng ta làm việc liên tục sẽ tạo năng suất cao. Nhưng, nếu chúng ta đang xử lý công việc sai cách thì sao? Đôi khi chúng ta bị cuốn theo những “viên đá nhỏ” mà không quan tâm đến “tảng đá” vấn đề thực sự.
Nhiều khi tôi thấy mình mất hàng giờ để ngồi máy tính, trả lời email, bay đến thăm hỏi những khách hàng không quan trọng. Tôi không có sự ưu tiên trong công việc mà chỉ chú ý đến những vụn vặt và nghĩ rằng mình đã giải quyết được mọi việc.
Nhận ra điều đó, tôi tự vượt qua được cảm giác bị công việc chi phối. Tôi dành 20 phút mỗi sáng để thiền định. Sau khi có trạng thái tâm trí tốt nhất, sáng suốt nhất, tôi vạch ra hai đến ba điều thực sự quan trọng cần giải quyết trong ngày. Và điều đó đã giúp tôi thực sự làm việc có hiệu quả hơn.
Sai lầm 3: Trì hoãn những việc không thích làm
Trì hoãn những việc không thích làm
Kể cả khi nhận ra hai lỗi lớn trên, tôi lại thấy rằng mình có thói quen lảng tránh hoặc trì hoãn những công việc tôi không thích làm.
Ví dụ như tôi lựa chọn giải quyết những việc đơn giản và thoải mái trước và dồn việc khó lại sau. Có những việc tôi hoàn toàn làm tốt như tính toán ngân sách nhưng lại không thực sự thích làm nên trì hoãn. Đôi khi lại là lảng tránh những việc như phải đối diện với sa thải nhân viên yếu kém mà tôi yêu quý. Từ cả hai trường hợp đó, tôi nhận ra rằng có một ranh giới mỏng giữa thu xếp thứ tự công việc hợp lý và trì hoãn. Sau đó tôi lại cảm thấy hối hận khi gác lại việc quan trọng vào hôm sau.
Tôi bắt đầu có thói quan sắp xếp thứ tự ưu tiên và buộc bản thân tuân thủ. Tôi không cho phép mình được có lý do nào để biện hộ hay trì hoãn. Tôi cũng không quên quay lại sai lầm 1 để xem xét công việc nào có thể giao cho nhân viên xử lý, và tôi sẽ làm các nhiệm vụ khó khăn hơn.
Trong kinh doanh hay đời sống thời gian đều là vàng. Nhưng không chỉ vậy mà thời gian còn là sự tự do, là chất lượng cuộc sống. Với một cách quản lý thời gian hiệu quả, chúng ta sẽ cân bằng được mọi thứ từ công việc đến cuộc sống riêng.
Tham khảo ngay khóa học: Kỹ năng quản lý thời gian
