Sự thay đổi nhanh chóng của thị trường và công nghệ 4.0 dần tác động đến mọi lĩnh vực không loại trừ ngành tài chính. Dưới đây là 3 lời khuyên để lập kế hoạch tài chính trước biến động thị trường.
Làm sao để lập kế hoạch tài chính hiệu quả trước những biến động thị trường
Thị trường tài chính không ngừng biến động
Theo một báo cáo của Aberdeen Group, những áp lực như quy trình lập ngân sách phức tạp, sự phối hợp kém hiệu quả và những biến động không ngừng của thị trường đòi hỏi các tổ chức phải xem xét lại quy trình tài chính của họ.
“Các yếu tố bên ngoài và nội bộ liên tục thay đổi khiến cho tất cả các tổ chức thuộc mọi ngành nghề đang cần đấu tranh để theo kịp với kế hoạch tài chính, ngân sách và dự báo” – Theo tác giả của báo cáo trên. "Ngay cả sự thay đổi nhỏ nhất cũng sẽ làm cho dữ liệu trước đó lỗi thời và kết quả là ngân sách hoặc dự báo hoàn toàn không chính xác."
Thị trường tài chính biến động không ngừng đòi hỏi dữ liệu luôn cập nhật
Không chỉ vậy, các phòng tài chính cũng được yêu cầu cung cấp thêm đầu vào về những thay đổi sắp tới trong doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến ngân sách như thế nào, cập nhật chính xác và nhanh nhất có thể. Nhưng nếu bạn gặp khó khăn khi làm việc với hàng trăm bảng tính và quy trình thủ công, lập kế hoạch tài chính theo hệ thống thời gian thực (RTS – Realtime Systems) được xem là công cụ hữu ích.
Hệ thống thời gian thực là gì?
Một hệ thống thời gian thực (RTS – Realtime Systems) có thể được hiểu như là một mô hình xử lý mà tính đúng đắn của hệ thống không chỉ phụ thuộc vào kết quả tính toán logic mà còn phụ thuộc vào thời gian mà kết quả này phát sinh ra. Thời gian tính toán kết quả này là rất nhanh, gần như là tức thời.
Và dưới đây là một số mẹo giúp bạn tiến gần hơn đến các quy trình phân tích và lập kế hoạch tài chính theo thời gian thực, giúp cho các giám đốc điều hành hài lòng và doanh nghiệp của bạn phát triển.
Chuyển sang dự toán gối đầu (rolling forecast)
Phương pháp dự toán gối đầu - rolling forecast giúp ngân sách được dự báo liên tục
Vấn đề rà sóat lại dự toán ngân sách sau khi kiểm tra thực hiện là rất quan trọng. Liệu doanh nghiệp sử dụng phương pháp dự báo cố định (fixed forecast) hay là phương pháp dự báo gối đầu (rolling forecast)? Điểm khác biệt cơ bản của 2 phương pháp này là nếu doanh nghiệp chọn phương pháp dự báo cố định, thì cuối năm khi rà soát lại ngân sách, doanh nghiệp phải điều chỉnh lại các chỉ tiêu ngân sách của năm đó. Trái lại, nếu áp dụng phương pháp gối đầu, doanh nghiệp sẽ không còn bám vào năm tài chính của doanh nghiệp để xây dựng ngân sách, mà doanh nghiệp sẽ xây dựng ngân sách tối thiểu cho 4 quý. Khi kết thúc một quý, doanh nghiệp sẽ tiếp tục dự báo và xây dựng ngân sách cho quý tiếp theo, như thế toàn bộ dư toán ngân sách của doanh nghiệp luôn luôn được cập nhật với số liệu dự báo mới nhất theo tình hình mới nhất. Với phương pháp này, bộ phận kế toán tài chính không chỉ điều chỉnh ngân sách năm mà phải cập nhật liên tục ngân sách của 4 quý.
Trên thực tế, theo một báo cáo của Deloitte, việc thực hiện các quy trình chuẩn hóa theo dự toán gối đầu có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm 30-35% thời gian và tài nguyên khi kết hợp với báo cáo tự động, mô hình hoạt động linh hoạt và công nghệ hỗ trợ.
Thử nghiệm và lập kế hoạch tài chính cho các kịch bản khác nhau
Một trong những lợi ích của việc dự toán gối đầu là khả năng xem xét kịp thời với các kịch bản có thể xảy ra tại doanh nghiệp. Bằng cách xem xét một loạt các kết quả tài chính có thể dựa trên các giả định và hệ quản trị khác nhau, các công ty có thể chuẩn bị tốt hơn cho tương lai và đưa ra các quyết định sáng suốt hơn là việc đối phó với rủi ro.
Ví dụ: Bạn thuê thêm 5 nhân viên mới vào doanh nghiệp. Với tư cách là chuyên gia hoặc Giám đốc Tài chính thời kỹ thuật số, bạn sẽ muốn biết sự thay đổi về nhân sự này sẽ tác động đến chi phí doanh nghiệp như thế nào.
Sử dụng mô hình dựa trên đám mây kết hợp với dự báo, các tổ chức có thể cập nhật ngay lập tức dự báo và đưa ra các kịch bản để tìm ra cách để xử lý tốt nhất các biến động mới và các yếu tố rủi ro phát sinh trong kinh doanh, nhân sự, sản xuất, kinh tế hoặc thị trường. Điều này đảm bảo rằng dự báo luôn chính xác và luôn cập nhật thông tin mới nhất.
Kết nối dữ liệu tổ chức
Thông tin tài chính cập nhật theo thời gian thực giúp nhà quản trị tài chính đưa ra các quyết định lập kế hoạch và lập ngân sách kịp thời, chính xác. Muốn được như vậy thì hệ thống dữ liệu của bạn cần được tập hợp và phân tích hiệu quả.
Một số ứng dụng nền tảng đám mây như ERP, EPM, SCM có vai trò như nền móng để phân tích dữ liệu – hay còn gọi là big data. Đây là những ứng dụng cung cấp cho nhà quản trị tài chính công cụ để phân tích dữ liệu, tối ưu hoạt động kinh doanh, hợp tác và phân bổ tài nguyên hiệu quả.
Công nghệ 4.0, fintech và trí tuệ nhân tạo AI sẽ sản sinh ra những Robot xâm chiếm ngành tài chính doanh nghiệp. Để ứng phó với những biến động thị trường thì việc lập kế hoạch tài chính theo hệ thống thời gian thực sẽ giúp doanh nghiệp dự toán chính xác theo hệ quy chiếu thời gian mới nhất và cập nhật nhất.
Xem thêm: Khóa học Lập kế hoạch Tài chính
