Với 4 bước đơn giản dưới đây, bạn hoàn toàn có thể quản lý dòng tiền ra, vào doanh nghiệp và giúp công ty của mình có thể ổn định phát triển bền vững hơn.
4 bước quản lý dòng tiền mặt hiệu quả
Dòng tiền mặt của doanh nghiệp chính là điều tối quan trọng đối với một công ty đang phát triển. Chậm lương nhân viên có thể dẫn tới giảm hiệu suất công việc của họ. Hoặc tệ hơn, sự chậm trễ về việc thanh toán các khoản nợ đến hạn có thể dẫn đến việc doanh nghiệp của bạn phải lâm vào hoàn cảnh phá sản.
Tuy nhiên đừng lo lắng, với 4 bước quản lý dòng tiền đơn giản sau, doanh nghiệp của bạn sẽ có thể yên ổn mà phát triển bền vững.
Bước 1: Dự báo dòng tiền
Bạn cần phải đo và dự báo lưu lượng tiền mặt cần phải chuẩn bị cho quý tới hoặc năm tới hoặc cũng có thể là cho tuần tới. Một dự báo dòng tiền cần thiết chính xác có thể cảnh báo các khó khăn để bạn xử lý trước khi nó kịp xảy ra.
Bắt đầu dự đoán dòng tiền của bạn bằng cách thêm tiền mặt vào đầu kỳ với các khoản tiền khác được nhận từ nhiều nguồn khác nhau. Trong quá trình này, bạn có thể thu thập thông tin từ nhân viên bán hàng, các nhân viên tín dụng hoặc từ bộ phận tài chính. Bạn sẽ cần trả lời các câu hỏi như: Tiền mặt trong hình thức thanh toán của khách hàng, lãi, phí dịch vụ, thu hồi nợ xấu và các nguồn khác là bao nhiêu và khi nào thì xong?
Tiếp đó, việc đưa ra dự báo dòng tiền chính xác về số tiền và thời gian của các khoản tiền mặt sắp tới. Bạn cần dành một phần nhỏ trên dự báo của mình cho các khoản chi tiêu như tiền thuê, hàng tồn kho, tiền lương nhân viên, thuế bán hàng, các khoản thuế khác được khấu trừ hoặc phải thanh toán, lợi ích được thanh toán, thiết bị được mua bằng tiền mặt, phí vận chuyển, vật tư văn phòng, thanh toán nợ, tiền quảng cáo, bảo dưỡng, nhiên liệu xe cộ và thiết bị...
Bước 2: Cải thiện các khoản phải thu
Bạn có thể cải thiện dòng tiền bằng cách quản lý các khoản phải thu. Từ việc cải thiện tốc độ biến tài liệu và vật tư thành sản phẩm, kiểm kê thành các khoản phải thu thành tiền mặt.
Dưới đây là những kỹ thuật giúp bạn thực hiện bước này:
- Giảm giá sản phẩm cho các khách hàng thanh toán hóa đơn nhanh chóng.
- Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền tại thời điểm được giao kèo trước đó.
- Yêu cầu kiểm tra tín dụng trên tất cả khách hàng không phải khách hàng mới.
- Thanh lý hàng tồn kho hoặc đã lỗi thời.
- Gửi hóa đơn và theo dõi các khoản thanh toán chậm.
- Theo dõi các khoản phải thu để xác định và tránh việc khách hàng thanh toán tiền chậm.
Bước 3: Quản lý các khoản phải trả
Doanh thu tăng trưởng cao không có nghĩa là bạn không thể gặp rủi ro nào. Khi bạn quản lý một công ty đang có sự phát triển tốt, bạn càng không được mất cảnh giác.
Hãy mở rộng doanh thu của công ty mình. Bất cứ lúc nào, chi phí cũng có thể vượt quá doanh thu bán hàng. Hãy kiểm tra chi phí cẩn thận và cắt giảm những thứ không cần thiết hoặc kiểm soát chúng ổn định. Dưới đây là một số mẹo dành cho bạn.
- Tận dụng tốt các điều khoản thanh toán của chủ nợ.
- Sử dụng việc chuyển khoản để có thể thanh toán vào ngày cuối cùng của hạn nợ. Bạn sẽ có thể sử dụng dòng tiền mặt của bạn được lâu thêm một chút.
- Trao đổi với chủ nợ hoặc nhà cung cấp nguyên vật liệu của bạn về tình hình tài chính của bạn. Bạn sẽ có thể kéo dài thời hạn thanh toán nếu có được sự tin tưởng và thấu hiểu của họ.
- Tiền nào của nấy, không phải khi nào bạn cũng lựa chọn nhà cung cấp với mức giá rẻ nhất. Đôi khi các điều khoản thanh toán linh hoạt mới là thứ bạn cần nhất.
Bước 4. Xem xét những thiếu sót còn lại
Trước hay sau gì bạn cũng sẽ gặp phải trường hợp không đủ dòng tiền mặt để thanh toán hóa đơn. Điều này không có nghĩa là bạn đã thất bại. Vì bạn cũng chỉ là con người, bạn không thể dự đoán tương lai một cách hoàn hảo được. Đây cũng coi như là cơ hội để bạn xem xét lại những thiếu sót trong việc quản lý dòng tiền mặt của bản thân.
Chìa khóa giúp bạn quản lý được sự thiếu hụt dòng tiền mặt là bạn phải nhận thức được vấn đề chính xác và đúng lúc. Trở lại một trong những điều vừa đề cập ở trên đó là việc tăng tốc độ thanh toán của khách hàng. Cùng lắm, bạn có thể giảm giá cho họ 1 đến 2 phần trên hóa đơn.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần phân loại các khách hàng tệ nhất của mình với việc thanh toán hóa đơn quá hạn 90 ngày. Có thể suy xét giảm giá cho họ nếu như họ thanh toán trong ngày hôm nay.
Bạn cũng có thể gia tăng dòng tiền mặt bằng cách thanh lý hoặc cho thuê các tài sản cố định như máy móc, thiết bị, hoặc thậm chí là nội thất văn phòng.
Trên đây là 4 bước quản lý dòng tiền mặt hiệu quả doanh nghiệp dành cho những người chưa có kinh nghiệm hoặc mới bắt đầu các dự án startup. Hi vọng với những thông tin trên, bạn có thể quản lý được dòng tiền mặt trong doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất.
