Quản trị là việc thiết yếu trong mỗi tổ chức. Vậy chức năng quản trị là gì? Mối quan hệ giữa các chức năng quản trị ra sao? Hãy tìm hiểu trong bài viết sau.
Các chức năng của quản trị
Chức năng quản trị là gì?
Chức năng quản trị là những hoạt động riêng biệt của quản trị thể hiện những phương thức tác động của quản trị viên đến các lĩnh vực quản trị trong doanh nghiệp.
Hoạt động quản trị của con người đã ra đời từ rất lâu nhưng khi con người đã tổ chức các nhà máy, xí nghiệp khổng lồ và đạt được các tiến bộ to lớn về kỹ thuật nhưng khoa học quản trị vẫn chưa được quan tâm đến.
Đến đầu thế kỷ 20, những nghiên cứu khoa học về quản trị mới được đưa ra một cách có hệ thống và phân loại các chức năng quản trị. Bản thân các cách phân loại của các nhà khoa học hàng đầu theo thời gian cũng khác nhau và chúng ta có thể tìm hiểu ở mục dưới đây.
Phân loại các chức năng của quản trị
Trong bài viết này, chúng ta sẽ phân loại các chức năng của quản trị theo quan điểm của nhiều nhà khoa học quản trị.
1. Phân loại quản trị theo Henry Fayol
Henry Fayol là một nhà khoa học quản trị của Pháp. Bạn có thể tìm hiểu thêm quy tắc quản trị của ông trong bài viết:
14 nguyên tắc quản trị doanh nghiệp của Henry Fayol
Chức năng quản trị được ông chia thành 5 phần, bao gồm:
- Hoạch định: “Doanh nghiệp chỉ thu được kết quả khi nó được hướng dẫn bởi một chương trình hoạt động, một kế hoạch nhất định nhằm xác định rõ: Sản xuất cái gì? Sản xuất bằng cách nào? Bán cho ai? Với nguồn tài chính nào?”
- Tổ chức: “Tổ chức một doanh nghiệp tức là trang bị tất cả những gì cần cho hoạt động của nó bao gồm: máy móc, vốn, nhân viên, vật liệu…”
- Phối hợp: “Phối hợp là việc làm cho đồng bộ giữa tất cả những hoạt động của doanh nghiệp nhằm tạo ra lợi nhuận dễ dàng và có hiệu quả”.
- Chỉ huy: “Có thể xã hội đã được xây dựng xong, giờ chúng ta chỉ việc làm cho nó hoạt động, đó chính là nhiệm vụ của người chỉ huy”.
- Kiểm soát: “Kiểm tra thực chất là quá trình xem lại tất cả việc đã được tiến hành phù hợp với chương trình đã định với những mệnh lệnh đã ban bố và những nguyên lý đã thừa nhận”.
Phân loại các chức năng quản trị
2. Phân loại theo cách của L. Gulick và L. Wrwich
Năm 1937, hai nhà khoa học quản trị L. Gulick và L. Wrwich đã phát triển hệ thống của Fayol thành 7 chức năng quản trị được viết tắt là POSDCORB trong cuốn “Papers on the Science of Administration” tạm dịch là Luận cứ về khoa học của quản trị. Theo đó, chức năng quản trị được chia thành:
P: Planning – Hoạch định
O: Organizing – Tổ chức
S: Staffing – Nhân sự
D: Directing – Chỉ huy
CO: Coordinating – Phối hợp
R: Reporting – Báo cáo
B: Budgeting – Ngân sách
Cách phân loại chức năng quản trị này thể hiện tính kế thừa và phát triển. Có 2 nhân tố ảnh hưởng tới khoa học quản trị ở thời kì này chính là:
- Sự hình thành các tập đoàn doanh nghiệp dẫn đến việc phải đổi mới vấn đề tổ chức – đặc biệt là việc tuyển dụng các nhân viên quản trị có học vấn vào các vị trí cao cấp.
- Sự thâm nhập của giới ngân hàng vào hoạt động của các doanh nghiệp với tư cách là các quản trị viên cấp cao.
3. Phân loại theo H. Koontz và C. O’Donnell
Kế thừa lại cách phân loại của Fayol, hai nhà khoa học người Mỹ đã phân loại thành 4 chức năng quản trị cơ bản bao gồm:
- Xác định triết lý, giáo lý và chính sách kinh doanh
- Kế hoạch kinh doanh và kiểm tra
- Tổ chức và chỉ huy
- Phát triển nhà quản trị
Nội dung của các chức năng quản trị
Nội dung của các chức năng quản trị
Hoạch định
Là chức năng đầu tiên trong quản trị bao gồm các công việc: Xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược tổng thể, thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động.
Tổ chức
Bao gồm việc xác định những việc phải làm, những ai tham gia làm việc đó, các công việc sẽ được phối hợp lại với nhau như thế nào? Những bộ phận nào cần phải được thành lập? Quan hệ phân công và trách nhiệm giữa các bộ phận đó, hệ thống quyền hành trong doanh nghiệp.
Chỉ huy
Công việc trong doanh nghiệp cần phải có người thực hiện. Để có người làm việc, nhà quản trị cần phải tuyển chọn, thu hút người làm việc, bố trí, bồi dưỡng, động viên và khích lệ nhân viên.
Việc thiết lập quyền hành và sử dụng quyền hành đó để giao việc cho nhân viên, đưa ra các nội quy, quy định làm việc và ủy quyền cho người khác… là nội dung của chức năng chỉ huy.
Phối hợp
Chức năng này bao gồm: Phối hợp theo chiều dọc, nghĩa là phối hợp giữa các cấp quản trị và phối hợp theo chiều ngang nghĩa là phối hợp giữa các chức năng, các lĩnh vực quản trị.
Kiểm soát
Chức năng này bao gồm việc xác định thu thập thông tin về thành quả thực tế, so sánh với thành quả kỳ vọng và tiến hành các biện pháp sửa chữa nếu có sai lệch nhằm đảm bảo tổ chức đang đi đúng hướng giúp hoàn thành mục tiêu.
Mối quan hệ giữa các chức năng quản trị
Quan hệ giữa chức năng quản trị với quy mô doanh nghiệp
Việc thực hiện số lượng các chức năng quản trị ở doanh nghiệp lớn và nhỏ là giống nhau. Tuy nhiên việc đảm bảo chức năng quản trị của các cấp quản trị trong những doanh nghiệp có quy mô khác nhau là khác nhau.
Điều này thể hiện ở việc các doanh nghiệp nhỏ có cấp quản trị cao nhất có thể can thiệp và điều hành cả những công việc của cấp dưới, trong khi ở các doanh nghiệp lớn thì chức năng quản trị được phân cấp khá rành rọt, cấp quản trị cao nhất chỉ tập trung thời gian vào những chức năng thiết yếu.
Quan hệ giữa chức năng quản trị với các cấp quản trị
Trong một doanh nghiệp, các cấp quản trị được phân chia một cách khách quan việc đảm trách các chức năng này ở các mức độ khác nhau. Chức năng hoạch định và tổ chức giảm dần theo cấp quản trị trong khi đó, chức năng điều hành lại tăng lên ở cấp quản trị thấp nhất
Tính quốc tế của chức năng quản trị
Mặc dù việc vận dụng các chức năng quản trị vào hệ thống doanh nghiệp ở từng quốc gia, khu vực có thể khác nhau về vai trò, tính chất quan trọng của từng chức năng nhưng xét về tổng thể thì các chức năng theo phân loại của Fayol vẫn được mọi quốc gia công nhận.
Có thể nói phát minh phân loại chức năng quản lý của Fayol là cơ sở quyết định cho sự tiến bộ của khoa học quản trị từ thế kỷ 20.
