5s là một hệ thống tổ chức không gian để công việc có thể được thực hiện hiệu quả và an toàn. Vậy hệ thống tiêu chuẩn 5s trong quản lý chất lượng nhân sự là gì?
Phương pháp 5s của người Nhật là gì?
Phương pháp tiêu chuẩn 5s là gì?
5s là gì?
Khái niệm 5s có vẻ khá trừu tượng nhưng đây là một công cụ quản lý nhân sự thực tế mà tất cả mọi nơi có người làm việc từ nơi văn phòng, nhà kho cho đến công trường xây dựng, xưởng sản xuất công nghiệp, nông nghiệp đều có thể sử dụng.
5s bao gồm những gì?
Thuật ngữ tiêu chuẩn 5s bắt nguồn từ năm từ tiếng Nhật, được dịch theo tiếng Anh và tiếng Việt bao gồm:
- Seiri / Sort: Sàng lọc
- Seiton / Straighten: Sắp xếp
- Seiso / Shine: Sạch sẽ
- Seiketsu / Standardize: Săn sóc
- Shitsuke / Sustain: Sẵn sàng
Tại sao nên triển khai tiêu chuẩn 5s?
Phương pháp tiêu chuẩn 5s mang lại nhiều lợi ích khi triển khai trong dây chuyển sản xuất hoặc trong các văn phòng kinh doanh. Khi thực hiện đúng các bước 5s có thể cải tiến môi trường và nâng cao hiệu suất làm việc.
Lợi ích của việc triển khai phương pháp 5s:
- Nơi làm việc sạch sẽ, thuận tiện và an toàn.
- Khuyến khích mọi người tìm kiếm và giải quyết các vấn đề tiêu cực
- Giảm thời gian tìm kiếm các vật dụng cần thiết
- Nâng cao hiệu suất công việc.
Quy trình thực hiện tiêu chuẩn 5s trong quản lý nhân sự
1.Seiri – Sàng lọc: Phân tách và loại bỏ những thứ không cần thiết
Bước đầu tiên của 5s là sàng lọc, bao gồm công việc kiểm tra qua tất cả các công cụ, vật liệu, thiết bị… trong khu vực làm việc để xác định giữ lại những thứ quan trọng và loại bỏ những thứ không cần thiết. Để thực hiện việc này có thể trả lời các câu hỏi:
- Vật này sử dụng vào mục đích gì?
- Vật này sử dụng lần cuối khi nào?
- Vật này có thường xuyên được sử dụng không?
- Ai sử dụng nó?
- Nó có thực sự cần ở đây không?
Những câu hỏi trên sẽ giúp bạn xác định giá trị của mỗi vật. Không gian làm việc của bạn có thể tốt hơn nếu không có những vật không cần thiết hay không sử dụng thường xuyên. Những thứ này có thể gây cản trở hoặc chiếm dụng không gian làm việc.
Hãy nhớ rằng, người tốt nhất để đánh giá các vật trong không gian làm việc chính là những người thường xuyên làm việc tại đó, họ là những người có thể trả lời những câu hỏi trên một cách dễ dàng.
Sau khi đã phân loại hãy xem xét các tùy chọn sau:
- Chuyển giao vật phẩm cho bộ phận khác nếu họ cần
- Tái chế, vứt bỏ hoặc thanh lý các vật phẩm không cần thiết
Với trường hợp bạn không thể xác định được độ quan trọng của một vật nào đó, ví dụ như một công cụ không được sử dụng gần đây nhưng có thể trong tương lai nó sẽ cần thiết, hãy lưu lại với các ghi chú: Vị trí, mô tả...
Nếu sau một khoảng thời gian được chỉ định (có thể là một, hai tháng), vật đó chưa được sử dụng, bạn có thể xóa bỏ/vứt bỏ nó khỏi không gian làm việc.
Mẹo: Hãy đặt lời nhắc trên điện thoại hoặc máy tính làm việc của bạn một nơi nào đó trong không gian làm việc để có thường xuyên kiểm tra tránh việc bạn quên mất.
2. Seiton – Sắp xếp: Đặt mọi thứ vào vị trí mà đáng ra nó cần phải ở đó.
Một khi sự lộn xộn biến mất, có thể bạn sẽ tìm được một vài vật mà bạn tưởng chừng đã mất từ lâu, đó có thể coi như một phần thưởng nhỏ cho sự ngăn nắp của bạn. Sau đó, bạn có thể thông qua đó đưa ra chiến lược riêng của họ để phân loại các mục cần thiết còn lại.
Bạn nên cân nhắc các điều sau:
- Ai sử dụng những mục nào?
- Khi nào họ sử dụng?
- Những mục nào được sử dụng thường xuyên nhất?
- Các mục có nên được nhóm vào từng loại không?
- Nên đặt các mục ở đâu là hợp lý nhất?
Trong bước này, mọi người cần phải xác định những sắp xếp sao cho hợp lý và thuận lợi nhất khi có nhu cầu sử dụng nó?
Bạn cũng có thể trao đổi với đồng nghiệp để thống nhất cách sắp xếp và bố trí. Những vật thường xuyên được sử dụng nên đặt nó ở vị trí gần bạn nhất. Đối với những vật dùng chung, hãy sắp xếp sao cho mọi người nắm rõ được vị trí của chúng.
Bạn cũng có thể tạo ra danh mục chứa vị trí các vật dụng, ghi chú lại ở từng vị trí.
Mẹo: Với 5s, hãy xem xét và sắp xếp bố cục các vật dụng sao cho giảm thời gian chờ đợi, tìm kiếm, sử dụng vật dụng không cần thiết.
3. Seiso – Sạch sẽ: Hãy vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc!
Hầu hết mọi người đều tự cho rằng họ biết vệ sinh và sạch sẽ là gì. Tuy nhiên, những điều dễ thực hiện nhất lại thường bị bỏ qua, đặc biệt là khi công việc của bạn thực sự bận rộn.
Bước “Sạch sẽ”, bạn sẽ tập trung vào việc làm sạch khu vực làm việc bao gồm các công việc: Quét dọn, lau chùi...
Ngoài việc làm sạch cơ bản, bước này cũng liên quan đến việc thực hiện bảo trì thường xuyên các thiết bị và máy móc. Lập ra các kế hoạch bảo trì trước thời hạn có nghĩa là các doanh nghiệp có thể bắt gặp các vấn đề và ngăn ngừa sự cố.
Điều đó có nghĩa là bạn sẽ ít bị lãng phí thời gian và hạn chế việc công việc bị dừng lại do các sự cố liên quan.
Làm sạch khu vực làm việc có vẻ không phải là một công việc thú vị, tuy nhiên đó là điều quan trọng. Và đó không phải chỉ là trách nhiệm của nhân viên. Trong quy trình 5s, tất cả mọi người trong tổ chức đều có trách nhiệm làm sạch không gian làm việc của họ, lý tưởng là hàng ngày, hoặc một thời gian nhất định.
Mẹo: Có thể ai cũng biết cách làm sạch như thế nào tuy nhiên không phải ai cũng biết làm sạch đúng cách không gian làm việc của mình, đặc biệt là các nhân viên mới. Và hãy thường xuyên áp dụng Seiso, nhất là với các thiết bị dễ gặp trục trặc sự cố.
Vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc với Seiso
4. Seiketsu – Săn sóc: Duy trì sự sạch sẽ
Sau khi thực hiện 3 bước đầu quy trình 5s của người Nhật, mọi thứ trông sẽ khá ổn. Tất cả các vật dụng không cần thiết đã biến mất, mọi thứ cần thiết đều được sắp xếp một cách có tổ chức, không gian được làm sạch và các thiết bị hoạt động ổn định.
Trong bước này, cần phải chuẩn hóa hệ thống theo quy trình 5s, biến tất cả những việc làm trên thành thói quen. Việc tạo lịch biểu và các hướng dẫn các hoạt động trở thành thói quen.
Tùy theo không gian làm việc, việc kiểm tra 5s hàng ngày thực sẽ khá hữu ích. Lịch trình dọn dẹp nhất định đã có và ai cũng phải chịu trách nhiệm cho sự sạch sẽ, gọn gàng nơi không gian làm việc của họ.
Ban đầu có thể mọi người sẽ cần những nhắc nhở về 5s. Tuy nhiên qua một thời gian tổ chức sẽ dành riêng thời gian cho thực hiện 5s hàng ngày. Việc thực hiện, tổ chức 5s sẽ dần trở thành một phần của công việc hàng ngày, thường xuyên và liên tục.
Mẹo: Có thể sử dụng các dán nhãn, đánh dấu, phiếu ghi chú và dán tại các nơi mà ai cũng có thể thấy.
5. Shitsuke – Sẵn sàng: Thực hiện 5s một cách tự nguyện, không nhắc nhở
Khi các tiêu chuẩn về 5s được đưa ra, các doanh nghiệp cần phải thực hiện công việc này liên tục và duy trì tiêu chuẩn đó, có thể cập nhật chúng khi cần thiết.
Bước “Shitsuke” này giữ 5s được hoạt động suôn sẻ, tuy nhiên người quản lý luôn phải là đầu tàu, làm tấm gương thực hiện 5s để các nhân viên noi theo.
Lý tưởng nhất chính là khi 5s trở thành một phần của văn hóa công ty. Và khi 5s được duy trì theo thời gian, đó là khi các doanh nghiệp bắt đầu nhận thấy kết quả tích cực 5s mang lại.
