Nguyên tắc 80/20 được xem xét một cách linh hoạt. Bởi lẽ, khoản mục trong quá khứ chiếm giá trị nhỏ nhưng năm sau có thể tăng vọt đột biến và làm phá sản kế hoạch dòng tiền.
Quy tắc 80/20 trong quản trị dòng tiền
Khủng hoảng kinh tế ngày càng khẳng định tầm quan trọng của dòng tiền. Từ chỗ quan tâm đến doanh thu, lợi nhuận, giờ đây doanh nghiệp bắt đầu ý thức về tình trạng phổ biến là kinh doanh có lời nhưng mất khả năng thanh toán.
Thực tế, quản lý dòng tiền không phải chuyện đơn giản. Nhiều công ty cố gắng liệt kê khoản thu chi và tìm biện pháp dự báo, tăng thu, giảm chi với từng khoản mục. Điều này tốn nhiều nguồn lực, cả về con người lẫn thời gian, trong khi kết quả chưa chắc đã tốt. Nguyên nhân là người thực hiện luôn chìm ngập trong hàng núi chi tiết nhỏ và tốn nhiều thời gian cho những việc không mấy quan trọng.
Giải pháp cho vấn đề này là áp dụng quy tắc 80/20 trong việc quản lý dòng tiền. 80% dòng tiền được tạo ra từ 20% khoản mục. Chỉ cần tập trung vào 20% khoản mục này, doanh nghiệp sẽ có thể kiểm soát được 80% dòng tiền. Đây là cách đảm bảo hiệu quả trong khi lại không cần huy động nhiều nguồn lực cho việc lập kế hoạch và theo dõi.
80% dòng tiền đến từ đâu?
Đừng vội liên tưởng ngay đến các khách hàng lớn. Doanh thu chỉ mới nói lên một khía cạnh của dòng tiền. Dòng chi ra cũng quan trọng không kém, nếu không muốn nói là hơn vì cấp quản lý ít quan tâm đến vấn đề này. Thông thường, dòng tiền thu – chi đến từ 3 khoản mục lớn: tồn kho, khoản phải trả và khoản phải thu. Khoản phải trả liên quan trực tiếp đến trách nhiệm của bộ phận cung ứng – mua hàng. Khoản phải thu là trách nhiệm của bộ phận kinh doanh, còn tồn kho là sự phối hợp giữa bộ phận sản xuất và kinh doanh.
Phải trả là các khoản thanh toán cho nhà cung cấp đầu vào của công ty. Thời gian phải trả, tức là thời gian nợ nhà cung cấp, càng dài thì càng có lợi cho dòng tiền. Ví dụ, bộ phận cung ứng đã đàm phán kéo dài được thời gian thanh toán thêm 15 ngày với nhà cung cấp lớn, nhờ đó làm giảm đáng kể áp lực chi tiền mặt cho công ty. Nếu bộ phận tài chính chưa nắm bắt được vấn đề này, sẽ dẫn đến duy trì quá nhiều tiền mặt hơn mức cần thiết và gây lãng phí, gia tăng chi phí sử dụng vốn.
80% dòng tiền được tạo ra từ 20% khoản mục. Chỉ cần tập trung vào 20% khoản mục này, doanh nghiệp sẽ có thể kiểm soát được dòng tiền.
Lượng hàng tồn kho liên quan đến trách nhiệm của bộ phận sản xuất và kinh doanh. Bộ phận sản xuất sẽ căn cứ vào kế hoạch sản xuất để tính toán trữ nguyên vật liệu và bán thành phẩm cần thiết cho quy trình sản xuất. Bộ phận kinh doanh thì phải đảm bảo lượng thành phẩm trong kho đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Công ty nào cũng muốn duy trì được lượng tồn kho vừa đủ, nhưng rà soát theo nguyên tắc 80/20 có thể thấy một thực tế trái ngược. Đó là sẽ có những mặt hàng đem lại doanh thu ít nhưng tồn kho nhiều. Hay có một vài khâu sản xuất nào đó đang duy trì lượng bán thành phẩm, nguyên liệu quá cao so với các khâu còn lại. Vì thế, việc tinh gọn những hạng mục chiếm tồn kho lớn sẽ đem lại một dòng tiền đáng kể.
Linh hoạt là chìa khóa
Linh hoạt là chìa khóa
Nguyên lý 80/20 luôn phải được xem xét linh hoạt. Một khoản mục trong quá khứ chiếm giá trị nhỏ, nhưng năm sau có thể tăng vọt đột biến, làm phá sản kế hoạch dòng tiền nếu không được lường trước. Từ chỗ nằm trong 20% ít quan trọng, khoản mục đó có thể trở thành 80% chính yếu. Thường gặp nhất là công ty quyết định đầu tư tài sản, gồm cố định và tài chính.
Khóa học Quản trị dòng tiền tại Smartrain.vn
