3 phương pháp quản lý thời gian nổi tiếng hiệu quả

11/07/2018

Không giống như tiền, khi chúng ta có thể chi tiêu tiết kiệm để lưu trữ trong ngân hàng, hay két sắt thì thời gian lại không cho chúng ta khả năng đó. Vậy hãy áp dụng các phương pháp quản lý thời gian sao cho hiệu quả nhất.

Mỗi giây, mỗi phút trôi qua các bạn sẽ không bao giờ có cơ hội lấy lại. Vậy nên hãy biết trân trọng và sử dụng thời gian một cách hiệu quả. Ba số phương pháp quản lý thời gian giới thiệu dưới đây sẽ giúp bạn sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhất. Chúng ta thường thấy tiếc nuối khi mất đi một khoản tiền nhưng lại vui vẻ chấp nhận việc vừa lãng phí đi 1-2 tiếng quý giá của cuộc đời.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn với 3 phương pháp quản lý thời gian hiệu quả.

Phương pháp Ma trận Eisenhower

Phương pháp ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn xác định được việc gì quan trọng nhất cần phải làm đầu tiên từ tối ưu hóa thời gian rất hiệu quả. Để sử dụng phương pháp này bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Liệt kê ra danh sách các công việc cần phải làm, lưu ý để không phải bỏ sót những công việc quan trọng, đặc biệt là những công việc không quan trọng nhưng lại phí thời gian.

Bước 2: cân nhắc và sắp xếp các công việc vào một trong 4 mục như sau:

1. Khẩn cấp và quan trọng: đây là những việc cần phải làm ngay lập tức

2. Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp: những việc quan trọng được lên kế hoạch để làm sau này ví dụ như cưới vợ, mua xe, mua nhà,...

3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng: ví dụ như có điện thoại, nhân viên giao hàng tới và bạn cần ra nhận,….

4. Không khẩn cấp cũng không quan trọng: như tán gẫu với bạn bè, lướt mạng xã hội.

Để dễ dàng quan sát những việc cần làm và khoa học hơn bạn có thể lập bảng công việc như hình sau:

Ma trận Eisenhower

P1: Quan trọng, khẩn cấp
P2: Quan trọng, không khẩn cấp
P3: Không quan trọng, khẩn cấp
P4: Không quan trọng, không khẩn cấp

Phương pháp Ma trận Eisenhower giúp chúng ta biết được một hành động có thật sự cần thiết, hành động nào cần ưu tiên làm trước, hành động nào cần loại bỏ từ đó thời gian được sử dụng một cách thông minh và linh hoạt.

Phương pháp Pomodoro

Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian giúp nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc. Bản chất của phương pháp này chính là tạo ra những hộp thời gian và nguyên lý của nó cực kì đơn giản: Chia nhỏ công việc dài thành những khoảng thời gian nhỏ. Và khi hoàn thành cái khoảng nhỏ cũng đủ để khiến não bộ kích thích và có thêm năng lượng để chiến đấu nốt khoảng tiếp theo.

Các bước để thực hiện phương pháp Pomodoro

Các nguyên tắc của phương pháp Pomodoro

Trong 1 Pomodoro (quy trình làm 25 phút, nghỉ 5 phút), nếu bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu, không có 1/2 hay 2/3 Pomodoro.
Dành toàn bộ thời gian đã định để tập trung làm một việc duy nhất
Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra lại công việc cho đến hết Pomodoro đó.
Trong các khoảng thời gian nghỉ (nghỉ 5 phút, 10 phút), bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự. Hãy nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, uống nước, mát xa đầu, khuôn mặt, thiền, sắp xếp bàn làm việc, đi dạo trong văn phòng hoặc làm những việc đơn giản không cần sử dụng tư duy nhiều. Khi nghỉ, tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan tới Internet, Facebook... vì chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn của bạn, song bản chất vẫn làm bộ não thêm mệt mỏi.

Phương pháp pomodoro dành cho tất cả mọi người và thích hợp hơn cả cho những ai thường xuyên làm việc ở văn phòng. Một điều đặc biệt mà mình rút ra được là phương pháp này rất hiệu quả khi áp dụng với những công việc nhàm chán như học cái gì đó hay ngồi viết lách. Để hỗ trợ tối ưu hóa phương pháp Pomodoro trong công việc, bạn có thể tải các ứng dựng như: Marinara Timer, Tomighty, Pomodorable ,…về điện thoại hay máy tính. Hoặc bạn có thể mua một chiếc đồng hồ điện tử giúp theo dõi Pomodoro trên wedsite http://tomato-timer.com

Đồng hồ điện tử Pomodoro

Phương pháp xây dựng mục tiêu SMART thông minh

SMART = S + M + A + R + T

S = Specitic: Đặt mục tiêu cần có tính cụ thể, phải rõ ràng

M = Measureable: Chúng ta phải đo lường được công việc

A = Achievable: Có tính khả thi, công việc có khả năng đạt được và chúng ta phải xử lý và kiểm soát được vì nếu chúng ta làm 1 công việc quá dài thì nó sẽ khiến chúng ta bị lãng phí thời gian.

R = Result Oriented: Nhắm tới kết quả ==> khi làm phải nhắm tới kết quả mình muốn là gì

T = Time limit : Công việc nào cũng vậy chúng ta cần có quỹ thời gian hạn định, phải luôn luôn kiểm soát hạn định và kiểm soát giới hạn không để nó vượt quá thời gian của mình. Vì nếu không kiểm soát thời gian thì sẽ gây ảnh hưởng tới các đồng nghiệp và đôi khi gây ảnh hưởng tới công việc chung một cách nghiêm trọng.

Phương pháp xây dựng SMART thông minh

Trên đây là 3 phương pháp giúp các bạn quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả nhất giúp tăng năng suất và chất lượng công việc. Để có thêm những kỹ năng quản lý thời gian hãy tham gia khóa học “ kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả ” tại hệ thống đào tạo trực tuyến thông minh SMARTRAIN.VN

Chương trình được thiết kế một cách logic trải qua các module, sau khi kết thúc khóma học sẽ giúp....

Cho các học viên

- Nắm vững được một số kiến thức cơ bản về Quản trị thời gian và Lập kế hoạch.

- Có thói quen lập kế hoạch trước khi hành động.

- Làm việc hiệu quả và tận hưởng cuộc sống hàng ngày.

Cho Doanh nghiệp của bạn

- Xây dựng hệ thống, quy trình làm việc, kế hoạch làm việc và giao trách nhiệm cho từng người nhất định

- Hoạch định mục tiêu, kế hoạch hoạt động sản xuất trong các giai đoạn

- Xây dựng văn hóa làm việc tại doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Để tham gia khóa học bạn chỉ cần truy cập: https://smartrain.vn/ky-nang-quan-ly-thoi-gian-hieu-qua-38.html

Mọi thông tin xin liên hệ :

Hệ thống đào tạo trực tuyến thông minh SMARTRAIN.VN