Bạn có quá nhiều việc phải làm và không có đủ giờ trong ngày để hoàn thành? Không chỉ bạn gặp phải tình trạng đó mà hầu như ai cũng có thể gặp phải tình cảnh đó. Chính là bởi vì bạn chưa biết cách quản lý công việc hiệu quả.
Đôi khi trong cuộc sống, khối lượng công việc áp đảo khả năng giải quyết của bạn. Tuy nhiên, với 4 chiến lược quản lý công việc sau, bạn sẽ có thể nâng cao năng suất làm việc và kỹ năng quản lý công việc của mình được tốt hơn.
Chiến lược 1: Lập kế hoạch dài hạn
Có một kế hoạch dài hạn và sự chuẩn bị tốt cho công việc là một chiến lược cần thiết giúp bạn tập trung hơn vào độ hiệu quả của công việc. Công nghệ sẽ giúp bạn thực hiện điều này. Bằng cách sử dụng các công cụ quản lý công việc hiệu quả như Microsoft Outlock, bạn có thể đồng bộ hóa với điện thoại di động cùng việc quản lý lịch làm việc của bản thân.
Đặt mục tiêu của bạn trong năm và sau đó chia nhỏ chúng thành những công việc có thể hoàn thành sẽ giúp bạn nhanh chóng đạt được vị trí mình mong muốn.
Chiến lược 2: Đặt các công việc ưu tiên hàng tuần và hàng ngày
Phân bổ ít nhất 1h/tuần để thiết lập các ưu tiên và nhiệm vụ trong công việc của bạn. Ví dụ như nếu bạn làm việc từ thứ hai đến thứ sáu, có thể sử dụng một phần nhỏ của buổi chiều thứ 6 để thiết lập các công việc ưu tiên cho tuần làm việc tiếp theo. Hoặc bạn có thể sử dụng 5-10 phút đầu tiên của mỗi ngày làm việc để xem xét lại các ưu tiên trong công việc và ghi ra một danh sách đơn giản những công việc bạn cần làm trong ngày. Hoặc thậm chí, bạn có thể giới hạn thời gian cho mỗi công việc để có thể đạt được sự tập trung tuyệt đối khi làm việc.
Thiết lập các công việc ưu tiên trong ngày và trong tuần
Theo kế hoạch và danh sách công việc ưu tiên của bạn, hãy cố gắng tránh khỏi những phiên nhiều thường làm gián đoạn công việc của bạn. Ví dụ như nếu một cuộc điện thoại đến, bạn có thể phải trả lời. Tuy nhiên, nếu một email được gửi tới, liệu bạn có nhất thiết phải đọc nó và trả lời ngay lập tức không?
Hãy xem xét những việc tốt nhất và giảm thiểu các phiền nhiễu có thể gây ảnh hưởng tới hiệu quả công việc của bạn.
Chiến lược 3: Xây dựng hệ thống công việc
Dựa vào mối liên hệ giữa các công việc để tạo ra một hệ thống công việc sẽ giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời gian và đương nhiên sẽ nâng hiệu suất công việc của bạn lên. Nếu bạn cần thu thập thông tin từ khách hàng, hãy tạo một số biểu mẫu và danh sách kiểm tra nhằm đảm bảo bạn có thể có được thứ bạn cần trong một nửa thời gian.
Tương tự như vậy, tự động hóa email của bạn cũng là một sự tiết kiệm thời gian tuyệt vời đối với các yêu cầu thường xuyên. Hệ thống công việc thực hiện các công việc lặp đi lặp lại và thường xuyên sẽ hiệu quả hơn. Thời gian dư giả từ đó bạn có thể sử dụng để thực hiện các công việc quan trọng khác.
Chiến lược 4: Giới hạn các cuộc họp
Trong công việc, họp hành là chuyện không thể tránh khỏi. Tuy nhiên hãy xem xét nếu cuộc họp là cần thiết, hãy chắc chắn đó là một cuộc họp hiệu quả.
Hãy giới hạn các cuộc họp không quan trọng
Thực tế, có rất nhiều cuộc họp được tổ chức vô nghĩa, nó chiếm dụng rất nhiều thời gian không chỉ của người quản lý mà cả của nhân viên. Điều này vô tình gây ra lãng phí thời gian và giảm hiệu suất công việc.
Hãy đặt ra mục tiêu của bạn cho cuộc họp và suy nghĩ về những điều bạn cần đạt được. Chỉ mời những người cần tham dự và cho phép thời gian chuẩn bị đầy đủ với những người tham gia, hãy đưa cuộc họp đi đúng hướng.
Bạn có bao giờ nhìn lại thời gian làm việc đã qua và tự nhủ rằng ngày hôm nay bạn đã làm được gì? bạn chưa làm được gì? và vì sao bạn không đủ thời gian để làm những công việc đó? Với 4 chiến lược quản lý công việc trên, hi vọng sẽ giúp bạn có thể quản lý công việc tốt và hiệu quả hơn với thời gian của mình.
