Môi trường kiểm soát bao gồm các nội dung cơ bản: Quan điểm, cách thức điều hành của lãnh đạo, công tác kế hoạch, tính trung thực và giá trị đạo đức, cơ cấu tổ chức bộ máy, hệ thông chính sách, quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát, chính sách về nhân sự phản ánh quan điểm toàn diện của người quản lý cấp cao nhất.
Môi trường kiểm soát trong hệ thống nội bộ doanh nghiệp
Quan điểm, cách thức điều hành của lãnh đạo, công tác kế hoạch
Thực chất của một hệ thống kiểm soát hiệu quả nằm trong quan điểm và cách thức điều hành của người quản lý. Nếu như người quản lý cao nhất coi kiểm soát là quan trọng và thông qua hoạt động của mình cung cấp những mệnh lệnh rõ ràng cho các nhân viên về sự quan trọng của kiểm soát thì những thành viên khác trong tổ chức sẽ nhận thức được điều đó và đáp lại bằng việc tuân thủ theo hệ thống kiểm soát đã thiết lập.
Mặt khác, nếu như những thành viên của tổ chức hiểu rõ được kiểm soát không phải vấn đề quan trọng với người quản lý cấp cao và họ không nhận được sự hỗ trợ trong công tác kiểm soát từ phía người lãnh đạo thì hầu như mục tiêu kiểm soát của người quản lý sẽ không thể đạt một cách hữu hiệu.
Cách thức điều hành còn thể hiện ở công tác kế hoạch. Hệ thống kế hoạch trong đơn vị bao gồm: kế hoạch sản xuất, kinh doanh, kế hoạch tiêu thụ, khai thác, chăm sóc khách hàng, cung ứng nguyên vật liệu, đầu tư, tài chính, giá thành... Kế hoạch là mục tiêu để phấn đấu, căn cứ để ra quyết định quản lý, đánh giá kết quả công việc và là căn cứ kiểm soát hoạt động của đơn vị. Hệ tống kế hoạch được xây dựng tốt thể hiện cách thức điều hành khoa học của người quản lý doanh nghiệp.
Tính trung thực và giá trị đạo đức
Tính trung thực và giá trị đạo đức là kết quả của chuẩn mực về đạo đức và cách xử sự trong một đơn vị và việc họ được truyền đạt thông tin và tăng cường việc thực hiện như thế nào. Chúng bao gồm những hoạt động làm gương của người quản lý để làm giảm bớt động cơ và sự cám dỗ có thể khiến nhân viên phạm pháp, không trung thực.
Tính trung thực và giá trị đạo đức
Người lãnh đạo gương mẫu, có hành vi cư xử liêm chính, chuẩn mực trong việc ra quyết định quản lý và cư xử với nhân viên là căn cứ quan trọng để thiết lập nề nếp và văn hóa của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức bộ máy, hệ thống chính sách quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát: Người quản lý có năng lực, quan tâm và coi trọng công tác kiểm soát thể hiện trước hết ở việc thiết lập hệ thống kiểm soát thích hợp bao gồm tổ chức bộ máy, cơ chế hoạt động của hệ thống kiểm soát: chính sách, quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát.
Cơ cấu tổ chức bộ máy
Cơ cấu tổ chức của một đơn vị được hiểu như hệ thống trách nhiệm và quyền lực đang tồn tại. Một cơ cấu tổ chức tốt phải xác định rõ, đầy đủ chức năng nhiệm vụ của bộ phận trong hệ thống, mỗi quan hệ phối hợp và sự phân chia quyền lực, trách nhiệm rõ ràng. Đối với công việc kiểm soát, phải xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn kiểm soát của các cấp kiểm soát trong đơn vị, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng kế hoạch, phòng kế toán và lãnh đạo đơn vị trong việc kiểm soát quá trình mua vật tư nguyên liệu, nguyên liệu cho sản xuất, kinh doanh.
Cơ chế hoạt động kiểm soát
Gồm các quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát thể hiện quan điểm của người quản lý về kiểm soát. Hệ thống quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát về tài chính, kế toán trong đơn vị bao gồm: quy chế tài chính quy định huy động, sử dụng vốn, quy định về định mức chi tiêu, trích lập, sử dụng quỹ…
Cơ chế hoạt động kiểm soát
Hệ thống này là căn cứ để hướng dẫn thực hiện, đồng thời là căn cứ pháp lý thực hiện kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp. Nếu thiếu hệ thống quy chế, quy trình nêu trên chứng tỏ lãnh đạo đơn vị thực sự quan tâm đến công tác quản lý và không có căn cứ để kiểm soát hoạt động, hiệu quả hoạt động kiểm soát bị hạn chế.
Chính sách về nguồn nhân lực và quá trình thực hiện
Khía cạnh quan trọng nhất của kiểm soát nội bộ là nhân sự. Nếu những nhân viên có năng lực và trung thực, những nội dung kiểm soát khác có thể không có, nhưng những báo cáo tài chính tin cậy vẫn có thể đạt được kết quả. Những nhân viên trung thực và làm việc hiệu quả có thể làm việc ở trình độ cao, thậm chí khi chỉ có ít nội dung kiểm soát, hỗ trợ.
Dù nhân viên có năng lực và trung thực thì họ vẫn có thể lúng túng, mắc những khuyết điểm không đáng có. Họ có thể buồn chán, không hài lòng, mối quan hệ có thể làm gián đoạn hoạt động, dẫn đến mục tiêu bị thay thế.
