Hiện nay rất nhiều người vẫn lo rượt đuổi thời gian chỉ vì không biết sắp xếp công việc và cuộc sống phù hợp. Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhất.
Quản lý thời gian trong công việc sao cho hiệu quả ?
Thời gian tạo ra của cải vật chất nhưng của cải vật chất lại không thể giúp bạn lấy lại thời gian đã mất. Qua các kỹ năng quản lý thời gian thông minh, bạn có thể tạo ra những quỹ thời gian phân chia công việc một cách hợp lý, giúp nâng cao hiệu quả công việc của chính bản thân bạn.
Xác định rõ mục tiêu
Việc xác định mục tiêu có nghĩa là bạn đã xác định được những việc cần phải làm để tối ưu hóa thời gian sử dụng trong công việc nhằm đạt được mục tiêu đó. Qua mục tiêu, bạn có thể lên một lịch trình cụ thể về thời gian hoàn thành mục tiêu. Khi đó, bạn sẽ không để thời gian trôi qua một cách lãng phí nữa.
Liệt kê ra danh sách những công việc cần phải giải quyết
Trong một ngày, một tuần hoặc một tháng bạn phải làm những công việc gì hãy liệt kê ra. Sau đó phân chia quỹ thời gian sử dụng cho các công việc một cách phù hợp phù hợp. Bạn sẽ không cần phải nhớ lại xem cần phải làm những việc gì trong ngày hôm nay và những việc tiếp theo sau khi hoàn thành. Tuy nhiên đừng để thời gian làm công việc này chèn lên thời gian làm công việc kia. Như vậy, bạn sẽ phá hỏng kế hoạch quản lý thời gian của bản thân mình.
Phân loại công việc theo mức độ ưu tiên
Sau khi hoàn thành bước trên, hãy dành một chút thời gian để kiểm tra xem độ quan trọng của từng công việc. Hãy ưu tiên giải quyết những công việc quan trọng trước và để công việc chưa thực sự cần thiết ở lại sau cùng.
Đánh dấu những công việc cần hoàn thành đúng thời hạn lại và ưu tiên giải quyết chúng trước. Sau đó mới làm những công việc còn lại.
Việc phân loại ưu tiên công việc sẽ giúp bạn không lâm vào tình trạng vội vàng giải quyết những công việc cần thiết khi thời hạn hoàn thành gần hết.
Hãy phân loại công việc để sử dụng thời gian hợp lý
Tổng kết công việc hoàn thành và chưa hoàn thành
Sau khi kết thúc một ngày làm việc, bạn nên tổng kết lại những công việc đã hoàn thành và chưa hoàn thành, thời gian sử dụng cho các công việc đó để đánh giá mức độ hiệu quả công việc của bạn. Quỹ thời gian bạn dành cho những công việc đó đã hợp lý chưa, nếu chưa hãy phân bổ lại thời gian cho tối ưu hóa nhất có thể. Công việc này sẽ khá hữu ích trong việc hình thành kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả của bạn đấy.
Làm việc theo kỷ thuật và rèn luyện thói quen tốt
Bạn muốn sử dụng quỹ thời gian của mình sao cho hiệu quả thì phải tuân theo kỷ luật và rèn luyện thói quen tiết kiệm thời gian. Hãy tự đặt ra những quy tắc sử dụng thời gian và tuân thủ chúng. Chắc chắn thời gian đầu khi chưa quen sẽ khá khó khăn. Tuy nhiên mọi thứ dần sẽ đi vào nề nếp nếu bạn không bỏ cuộc.
Tập trung vào công việc
Bạn sẽ không thể hoàn thành tốt công việc nếu cứ mải suy nghĩ mông lung. Tập trung là cách tốt nhất để giải quyết công việc một cách nhanh chóng và tránh lãng phí thời gian.
Khi giải quyết công việc, hãy tập trung toàn bộ suy nghĩ và sức lực cho công việc. Ngoài việc đem lại kết quả công việc tốt ra còn giúp bạn tiết kiệm được một quỹ thời gian kha khá đấy. Khi đó, bạn có thể sử dụng thời gian thừa để làm công việc khác.
Lên thời gian cho từng công việc cụ thể
Đối với mỗi công việc, bạn đều cần có kế hoạch sử dụng thời gian riêng. Thời gian được sử dụng cho công việc được chia ra: Thời gian bắt đầu, thời gian thực hiện các bước trong công việc và thời gian công việc được hoàn thành. Sau cùng, bạn sẽ tính được tổng thời gian cần chi ra để hoàn thành công việc đó.
Qua đó bạn sẽ có một bản kế hoạch cụ thể thời gian sử dụng cho từng công việc. Tuy nhiên bạn vẫn nên nhớ, kế hoạch cần chi tiết sao cho thời gian làm công việc này không được chèn lên thời gian làm công việc khác, trừ khi đó là thời gian bạn có dư ra từ việc hoàn thành nhanh chóng công việc trước.
Phân chia công việc và thời gian hoàn thành cụ thể
Sắp xếp nơi làm việc một cách ngăn nắp và khoa học
Điều gì sẽ xảy ra khi nơi làm việc của bạn ngăn nắp? Khi đó, bạn sẽ không phải mất thời gian tìm kiếm những tài liệu, hồ sơ cần phải sử dụng vì bạn biết chúng đang nằm ở đâu. Hãy sắp xếp những tài liệu quan trọng vào một chỗ, tài liệu mới – cũ, phân chia chúng theo từng khu vực và khi muốn lấy sẽ rất đơn giản, tiết kiệm thời gian.
Chỉ với những công việc tưởng chừng đơn giản vậy nhưng bạn sẽ tiết kiệm được một quỹ thời gian đáng kể đấy. Ngay bây giờ, hãy tạo ra những quy tắc sử dụng thời gian của riêng bạn và quản lý thời gian hiệu quả hơn. Đừng để thời gian trôi đi một cách vô nghĩa nhé.
